A.
PENGERTIAN MANAJEMEN
1.
Pengertian Manajemen Ditinjau dari Segi Seni (Art)
Dari segi seni dikemukakan oleh Mary Parker Follett.
Follett mengatakan bahwa manajemen adalah seni dalam menyelesaikan pekerjaan
melalui orang lain.
2.
Pengertian Manajemen Ditinjau dari Segi Ilmu Pengetahuan
Dari segi ilmu pengetahuan dikemukakan oleh Lutter Gulick.
Gulick mengatakan bahwa manajemen adalah bidang pengetahuan yang berusaha
secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama
untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi kemanusiaan.
3.
Pengertian Manajemen Ditinjau dari Segi Proses
Dari segi proses dikemukakan oleh James A.F.Stoner. stoner
mengatakan bahwa manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengawasan kegiatan anggota dan tujuan penggunaan organisasi
yang sudah ditentukan.
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan
dan pengendalian kegiatan angota organisasi dan proses penggunaan sumber daya
organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
B.
JENJANG MANAJEMEN
Mempunyai sedikitnya tiga jenjang manajemen, yaitu
manajemen puncak, manajemen menengah dan manajemen pelaksana.
1.
Manajemen Puncak (Top
Management)
Manajemen
puncak adalah jenjang manajemen tertinggi.
2.
Manajemen Menengah (Middle
Management)
Tugasnya
adalah mengembangkan rencana-rencana operasi dan menjalankan tugas-tugas yang
ditetapkan manajemen puncak.
3.
Manajemen Pelaksana (Supervisory
Management)
Manajemen
pelaksana adalah manajemen yang bertugas menjalankan rencana-rencana yang
dibuat manajemen menengah.
C.
PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN
Prinsip-prinsip manajemen terdiri dari 14 prinsip yang
dikemukakan oleh Henry Fayol, yaitu :
1.
Pembagian Kerja (Division
of Labor)
Pembagian
kerja harus dipikirkan agar mengarah pada spesialisasi. Semakin seseorang
terspesialisasi, semakin efisien dan efektif orang tersebut melaksanakan
pekerjaan.
2.
Otoritas/Wewenang (Authority)
Dalam
pelaksanaan tugas, manajer harus memberi perintah kepada bawahan untuk
menyelesaikan pekerjaan.
3.
Disiplin (Discipline)
Menurut
Henry Fayol, disiplin merupakan hasil kepemimpinan yang baik di semua jenjang
organisasi.
4.
Kesatuan Perintah (Unity
of Command)
Henry
Fayol mengatakan kalau seorang karyawan harus bertanggung jawab kepada beberapa
atasan akan dapat mengakibatkan petunjuk yang bertentangan dan otoritas yang
membingungkan.
5.
Kesatuan Arah (Unity
of Direction)
Kegiatan-kegiatan
dalam organisasi yang mempunyai tujuan sama sebaiknya ditangani seorang manajer
dengan menggunakan satu perencanaan saja. Sebaiknya, pada suatu perusahaan
jangan sampai satu pekerjaan ditangani oleh dua karena bisa mengakibatkan
kesimpangsiuran.
6.
Mengutamakan Kepentingan Bersama di atas Kepentingan
Pribadi (Subordination of Individual
Interest to the Common Good)
pada
setiap organisasi, kepentingan organisasi secara keseluruhan harus lebih
penting dibanding kepentingan perorangan.
7.
Pemberian Upah (Renumeration)
Pemberian
balas jasa harus adilm baik untuk karyawan maupun untuk perusahaan.
8.
Pemusatan (Centralization)
Pengambilan
keputusan yang banyak menggunakan pertimbangan atasan disebut sentralisasi.
Sebaliknya, pengambilan keputusan dengan menampung aspirasi bawahan disebut
desentralisasi. Henry Fayol percaya bahwa manajer harus memikul tanggung jawab
terakhir, tetapi ia harus memberi otoritas yang cukup agar bawahan dapat
mengembangkan diri.
9.
Jenjang Jabatan (The
Hierarchy)
Jenjang
jabatan dalam suatu organisasi sering digambarkan dengan garis-garis yang rapi
dalam bagan organisasi.
10.
Tata Tertib (Order)
Sarana
dan manusia harus berada di tempat yang tepat dan pada waktu yang tepat.
Khususnya manusia. Manusia harus berada pada pekerjaan yang cocok baginya.
11.
Kesamaan (Equity)
Para
manajer harus bersahabat dan adil terhadap semua bawahannya.
12.
Kestabilan Staffv (Stability
of Staff)
Perputaran
karyawan yang terlalu sering tidak baik bagi kelancaran kegiatan perusahaan.
13.
Inisiatif (Initiative)
Bawahan
harus diberi kebebasan untuk membuat dan menjalankan rencananya, walaupun bisa
saja ada kesalahan.
14.
Semangat Korps (Espirit
de Corps)
Menggalakkan
semangat kerja sama kelompok dapat menimbulkan rasa bersatu.
D.
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Seorang manajer harus menerapkan fungsi-fungsi manajemen
untuk dapat mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan. Fungsi-fungsi manajemen
disusun dan diarahkan sedemikian rupa sehingga terdapat kesatuan irama, gerakm
dan cara pandang yang sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Diantara para ahli tidak ada kesatuan pendapat mengenai
fungsi-fungsi manajemen. Namun enam ahli manajemen mengungkapkan fungsi
manajemen yang sama, yaitu planning,
organizing, dan controlling. Sedangkan fungsi-fungsi yang lain merupakan
variasi yang intinya pada fungsi directing.
1.
Perencanaan (Planning)
Merupakan proses dasar manajemen untuk menentukan tujuan
dan langkah-langkah yang harus dilakukan agar tujuan dapat tercapai.
a.
Pertanyaan mendasar pada perencanaan
5W
dan 1H sebagai berikut :
(1)
What. Seorang
manajer harus menjawab pertanyaan.
(2) Why. Seorang
manajer harus menjawab, mengapa hal itu yang menjadi tujuan, bukan yang lain.
(3) Where. Seorang
manajer harus manpu mempertanggung jawabkan pemilihan lokasi perusahaan.
(4) When. Seorang
manajer atau pengambil keputusan harus dapat dengan tepat menentukan jadwal
pekerjaan yang harus diselesaikan.
(5)
Who. Seorang
manajer harus mempertanggung jawabkan mengapa orang-orang itu yang dipilih
untuk melaksanakan suatu pekerjaan, bukan yang lain.
(6)
How. Seorang
manajer harus dapat menentukan bagaimana cara melaksanakan suatu pekerjaan.
b.
Pembagian Perencanaan
Perencanaa
dibagi menjadi tiga jenjang perencanaan sebagai berikut :
(1)
Perencanaan jenjang atas (top level)
(2)
Perencanaan jenjang menengah (middle level)
(3)
Perencanaan jenjang bawah (low level)
c.
Syarat-syarat perencanaan
Perencaaan
yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut :
(1)
Memiliki tujuan yang jelas.
(2)
Bersifat sederhana (simple)
(3)
Memuat analisis-analisis
(4)
Bersifat fleksibel
(5)
Memiliki keseimbangan
(6)
Memiliki kesan bahwa segala sesuatu itu
telah tersedia serta dapat digunakan secara efektif dan berdaya guna.
d.
Manfaat perencanaan
Sebagai
berikut :
(1)
Pelaksanaan tugas menjadi tepat dan
kegiatan tiap unit akan terorganisasi menuju arah yang sama.
(2)
Menghindarkan kesalahan-kesalahan yang
mungkin terjadi.
(3)
Memudahkan pelaksanaan pengawasan.
(4)
Sebagai pedoman dalam melaksanakan
kegiatan.
2.
Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian diartikan sebagai keseluruhan proses
pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas, tanggung jawab, dan wewenang
sedemikian rupa sehingga tercipta suatu kesatuan yang dapat digerakkan dalam
rangka mencapai tujuan.
a.
Unsur organisasi
Sebagai
berikut :
(1)
Sekelompok manusia yang diarahkan untuk
bekerja sama.
(2)
Melakukan kegiatan yang telah ditetapkan
(3)
Kegiatan diarahkan untuk mencapai tujuan
b.
Manfaat pengorganisasian
(1)
Memungkinkan pembagian tugas sesuai
dengan keadaan perusahaan.
(2)
Menciptakan spesialisasi dalam melaksanakan
tugas.
(3)
Anggota organisasi mengetahui
tugas-tugas yang akan dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan.
c.
Bentuk organisasi
Yaitu
sebagai berikut :
(1)
Organisasi garis adalah bentuk
organisasi dimana wewenang pimpinan langsung ditujukan kepada bawahan. Bentuk organisasi garis cocok diterapkan pada
organisasi yang sederhana dan memiliki ciri antara lain jumlah karyawan sedikit
dan belum ada spesialisasi.
Dengan
cirri seperti itum organisasi garis mempunyai kebaikan sebagai berikut :
(a)
Kesatuan komando terjamin
(b)
Pengambilan keputusan cepat
(c)
Prinsip “the right man on the right
place”
(d)
Kemampuan dan sifat-sifat setiap
karyawan dapat diketahui
(e)
Terdapat rasa kekeluargaan sesama
karyawan dan pimpinan.
Di samping kebaikannya, organisasi garis juga memiliki kelemahan
sebagai berikut :
(a)
Maju mundurnya organisasi berada di
tangan satu orang
(b)
Kecenderungan pimpinan bertindak otorier
cukup besar
(c)
Kesempatan karyawan berkarier terbatas
(2)
Organisasi fungsional adalah organisasi
yang disusun berdasarkan sifat dan jenis fungsi yang harus dilaksanakan.
Cirri-ciri organisasi fungsional adalah sebagai berikut :
(a)
Terdapat pemisahan yang tegas.
(b)
Pelaksanaan tudas tidak banyak
memerlukan koordinasi
(c)
Koordinasi hanya perlu dilaksanakan di
pimpinan jenjang atas
(d)
Pembagian unit-unit organisasi
didasarkan atas spesialisasi tugas
(e)
Para direktur mempunyai wewenang komando
pada unit-unit yang berada di bawahnya.
Organisasi
fungsional memiliki kebaikan sebagai berikut :
(a)
Tugas-tugas karyawan dapat dibagi secara
tegas
(b)
Produktivitas tinggi
(c)
Koordinasi bagi karyawan
(d)
Koordinasi secara terus-menerus hanya di
jenjang atas.
(e)
Untuk kelancaran tugas dan pembagian
fungsi.
Di lain pihak, organisasi fungsional
juga memiliki beberapa kelemahan, antara lain sebagai berikut :
(a)
Sulit mengadakan mutasi (perpindahan
antarfungsi) dalam perusahaan tanpa proses pembelajaran terlebih dahulu.
(b)
Koordinasi secara menyeluruh sulit
dilaksanakan
(c)
Karena perbedaan tugas, terjadi
pengkotak-kotakan dalam tubuh organisasi.
(d) Pada penerimaan tugas sering terjadi kesimpangsiuran
karena perintah diterima tidak hanya dari satu orang. Melainkan juga dari
beberapa orang.
(3) Organisasi garis dan staf, adalah bentuk
organisasi yang memberi wewenang pada pimpinan untuk memberi komando pada
bawahan. Dalam hal ini pimpinan dibantu oleh staf dalam pelaksanaan tugasnya.
Organisasi garis dan staf memiliki kebaikan sebagai
berikut :
(a)
Dapat digunakan oleh organisasi yang
besar dan rumit
(b)
Pembagian tugas yang jelas antara
pimpinan, staf, dan pelaksana
(c)
Dapat mengarah pada spesialisasi
(d)
Prinsip “the right man on the right
place” lebih mudah dilaksanakan
(e) Pengambilan keputusan lebih rasional
sebab pimpinan mendapat nasihat dari para ahli di bidangnya.
(f) Koordinasi dapat berjalan dengan baik
karena telah mempunyai bidang masing-masing.
Kelemahan sistem organisasi garis dan
staf antara lain sebagai berikut :
(a) Rasa solidaritas kurang karena
antarindividu dalam organisasi tidak selalu saling mengenal. Luasnya cakupan
organisasi menyebabkan interaksi antarinidividu menjadi sulit
(b)
Pelaksana sering bingung untuk
membedakan mana nasihat dan mana perintah.
3.
Pelaksanaan (Actuating )
Pelaksanaan
atau tindakan adalah suatu fungsi manajemen untuk menggerakkan orang-orang agar
bekerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut
Prof. Abraham Maslow dalam bukunya ‘Motivation and Personality”, orang dapat digerakkan
jika telah terpenuhi kebutuhan-kebutuhan berikut ini.
a.
Kebutuhan fisiologis
Kebutuhan
fisiologis berhubungan dengan kebutuhan yang bersifat fisik, seperti kebutuhan
sandang, pangan, dan perumahan.
b.
Kebutuhan keamanan dan keselamatan
Setiap
orang membutuhkan rasa aman dan selamat di tempat kediamannya atau di tempat
kerja.
c.
Kebutuhan sosial
Sebagai
makhluk sosial manusia mempunyai keinginan untuk memenuhi kebutuhan sosial,
seperti kebutuhan dapat diterima di lingkungannya, kebutuhan ingin dihargai,
kebutuhan perasaan bahwa dirinya dinamis dan mempunyai kesempatan untuk maju,
kebutuhan untuk ikut berpastisipasi
melibatkan diri, dan kebutuhan untuk diperlakukan secara adil.
d.
Kebutuhan akan prestise (harga diri)
Prestise
timbul akibat prestasi. Oleh karena itu, seseorang mempunyai keinginan untuk
mengembangkan dirinya.
e.
Kebutuhan aktualisasi diri
Setiap
orang memiliki harapan atau cita-cita. Oleh karena itu, setiap orang
membutuhkan kesempatan untuk mengembangkan bakat dan meningkatkan kemampuan
kerja demi mewujudkan cita-citanya.
Untuk
mengarahkan orang-orang agar mau bekerja dibutuhkan kepemimpinan. Ada tiga gaya
kepemimpinan yang dikenal secara umum dalam berbagai bentuk organisasi :
a.
Otoriter
Pemimpin
yang otoriter adalah pemimpin yang mengambil keputusan tanpa melibatkan
bawahan.
b.
Demokratis
Pemimpin
yang mengakomodasikan pendapat bawahan dalam pengambilan keputusan.
c.
Bebas
Dia
hanya memberi arahan dan nasihat dalam mengambil keputusan.
4.
Pengawasan (Controling)
Secara
umum tujuan dari pengawasan adalah memastikan pekerjaan sesuai dengan rencana,
mencegah adanya kesalahan, menciptakan kondisi agar karyawan bertanggung jawab
dalam melaksanakan pekerjaan, mengadakan koreksi terhadap kegagalan yang
timbul, dan memberi jalan keluar atas suatu kesalahan.
Pengawasan
dapat berjalan efektif apabila memperhatikan hal – hal berikut ini :
a.
Jalur / urut-urutan (routing)
b.
Penetapan waktu (scheduling)
c.
Perintah pelaksanaan (dispatching)
d.
Tindak lanjut (follow up)
